Besluit  OCMW Raad

Bevoegdheid Orgaan

Decreet lokaal bestuur, artikel 78.

Juridische grond

Artikel 161 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vaststellen. 

Feiten Context en argumentatie

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.

In de gemeenteraad van juni 2017 en de OCMW-raad van juli 2017 werd een gemeenschappelijk organogram in overgang goedgekeurd. 

In uitvoering van het decreet lokaal bestuur dat voorzag in een integratie van gemeente en OCMW met behoud van afzonderlijke rechtspersonen werd in de raden van 26 juni 2019 een geïntegreerd organogram goedgekeurd.  Een aanpassing aan dit organogram met de verschillende deelorganogrammen werd goedgekeurd in de raden van 21 december 2022. 

Na 3 jaar werking dringen zich opnieuw een aantal aanpassingen op.

De afdelingen stadsontwikkeling en infrastructuur en technische diensten worden samengebracht onder de afdeling Ruimte.  De 3 andere verticale afdelingen zijn de afdeling Vrije tijd en Onderwijs, de afdeling Burger en Welzijn en het IVA Zorg Menen.  Er zijn ook 2 horizontale afdelingen, met name de afdeling Interne Dienstverlening en Organisatie (IDO) en de financiële afdeling. Een aantal diensten worden rechtstreeks door de algemeen directeur aangestuurd. 

De nieuwe afdeling Ruimte brengt de beleidsmateries van omgeving en technische diensten samen. Hierdoor zetten we in op een nauwere samenwerking tussen voorbereidende fase en uitvoer in projecten. De creatie van de nieuwe functie stadsontwikkelaar speelt hierin een sleutelrol. De stadsontwikkelaar dient enerzijds de gecoördineerde aanpak van stadsontwikkelingsprojecten op te nemen, en stuurt anderzijds ook de diensten Omgeving en Huisvesting aan die dus worden samengebracht onder één leidinggevende. De dienst Omgeving wordt uitgebreid met een poot voor economisch beleid waar een nieuw aanspreekpunt voor onze lokale ondernemers zich introduceert. Binnen de technische diensten wordt gekozen voor één diensthoofd voor de vier teamcoaches die op hun beurt de ploegen aansturen, met focus op een optimale samenwerken over de ploegen heen. 

Binnen de afdeling Vrije Tijd en Onderwijs worden alle diensten samengebracht die werken rond deze brede beleidsdomeinen. Het gaat om de diensten jeugd en sport, evenementen en cultuur, toerisme, erfgoed, bibliotheek en archief, de academies voor Beeld, Muziek en Woord (SABK en SAMW) en de stedelijke basisscholen Barthel en De Wonderwijzer. In het kader van de actualisatie van het organogram worden enkele wijzigingen doorgevoerd. Het beleidsdomein Lokale Economie wordt overgeheveld naar de afdeling Ruimte. Daarnaast wordt cultuur organisatorisch ondergebracht binnen het team evenementen/cultuur.
Het beleidsdomein Onderwijs blijft deel uitmaken van de afdeling Vrije Tijd en Onderwijs. Omdat dit domein een stedelijk aanspreekpunt voor alle scholen omvat en momenteel geen specifieke beleidsmatige ondersteuning kent, wordt een beleidsexpert onderwijs/vrije tijd aangesteld. Deze functie moet zowel de verdere uitbouw van het onderwijsbeleid als de ondersteuning van de brede beleidsdossiers binnen de afdeling versterken.

Bij de afdeling Burger en Welzijn wordt gewerkt met (meewerkende) teamcoaches bij het sociaal huis. Er kwamen verschillende bevoegdheden en dienstverlening bij de afgelopen jaren met name : kinderopvang (loket), energie armoede (loket), Buitenschoolse opvang en activiteiten, coördinatie van Huis van het Kind, brugfigurenwerking, de werking van de sociale dienst zorg,... Dit had voor gevolg dat de leidinggevende zich niet alleen, samen met de collega's, al deze thema's inhoudelijk diende eigen te maken maar ook de coaching (vanaf 2026) op zich zou dienen te nemen van meer dan 46 FTE. Gezien dit niet haalbaar werd geacht, werd een nieuwe structuur met coaches ingevoerd voor team kinderarmoede, team zorg en wonen en team administratie.
Bij burgerzaken werd voorzien om bij het pensioen van de medewerker back office, een expert aan te stellen, ter ondersteuning van de leidinggevende, gelet op de toenemende complexiteit en techniciteit van de materies binnen burgerzaken zoals uitgewerkt in het organogram.

Het IVA Zorg Menen staat in voor de organisatie en uitbouw van een breed, toegankelijk en kwaliteitsvol zorgaanbod voor ouderen, mensen met een beperking en andere kwetsbare inwoners. Het agentschap bundelt onder meer de woonzorgcentra, de assistentiewoningen, de lokale dienstencentra, de thuiszorg en dag- en woonondersteuning en vormt een essentiële pijler van het lokaal zorg- en welzijnsbeleid.  De algemene leiding van IVA Zorg Menen wordt waargenomen door het hoofd van het agentschap, dat rechtstreeks rapporteert aan de algemeen directeur en zetelt in het managementteam. Deze rechtstreekse rapportering verzekert beleidsafstemming, financiële duurzaamheid en een geïntegreerde visie op zorg en welzijn binnen Stad en OCMW Menen. 

De horizontale afdeling Interne Dienstverlening en Organisatie brengt alle diensten samen die de werking en het personeel van de andere afdelingen ondersteunen, met name ICT, personeel en HRM, juridische dienst en interne facilitaire diensten.  Ook de vrijwilligerswerking en de aansturing van de digimaten wordt onder deze afdeling gezet. De dienst interne facilitaire diensten is een nieuwe dienst waaronder de personeelsleden van het organisatiebrede onthaal en het poetspersoneel van de niet IVA-diensten worden ondergebracht.  

De andere horizontale afdeling is de financiële afdeling. De drie diensten hieronder zijn budget en belastingen, aankoop en financieel beleid en boekhouding.  

Volgende diensten/teams/functies worden onder rechtstreekse aansturing van de algemeen directeur gezet, nl. 

* De stafmedewerker projecten en organisatiebeheersing (lid van het MAT) staat in voor de coördinatie en opvolging van organisatiebrede projecten en het organisatiebeheersingssysteem. De rechtstreekse aansturing door de algemeen directeur verzekert de strategische samenhang, uniforme toepassing en een directe koppeling met het managementteam.

* De stafmedewerker pers en participatie coördineert de perswerking en participatietrajecten met inwoners, medewerkers en stakeholders. Kernelementen hierbij zijn beleidsnabije afstemming, consistentie in communicatie en een geïntegreerde participatieaanpak over de volledige organisatie.

* Het communicatieteam is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie en vertaalt beleidsbeslissingen en dienstverlening naar duidelijke en toegankelijke boodschappen voor medewerkers en inwoners. Centrale aansturing zorgt voor coherentie, neutraliteit en een eenduidige communicatiestrategie.

* Het secretariaat staat in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van het bestuur en de algemene leiding, inclusief de voorbereiding en opvolging van besluitvormingsprocessen.

* De dienst veiligheid staat in voor een geïntegreerde aanpak van veiligheid, leefbaarheid en bestuurlijke handhaving in de publieke ruimte, inclusief de werking van gemeenschapswachten en GAS. De rechtstreekse aansturing door de algemeen directeur versterkt de samenhang tussen preventie en handhaving en verzekert een gecoördineerde aanpak met interne en externe partners. 

Alle verantwoordelijken van de verschillende afdelingen zetelen in het managementteam, dat uit 8 leden bestaat. 

Ook de deelorganogrammen van de verschillende afdelingen werden gewijzigd en worden ter goedkeuring aan de raden voorgelegd. De personeelsbezetting van de verschillende entiteiten met de financiële vertaling werd opgenomen in bijlage 4.5 Overzicht personeelsinzet van het meerjarenplan 2026-2031 (als bijlage).  In dit document is ook de prognose in evolutie in aantal VTE's van de verschillende entiteiten opgenomen opgedeeld in de werkgever stad en de werkgever OCMW.  Dit document zal jaarlijks geüpdatet worden bij de wijziging van het meerjarenplan 2026-2031.    

Het gemeenschappelijk organogram en de deelorganogrammen werden overlegd met de syndicale afgevaardigden in het Hoog Overlegcomité van 9 januari 2026.