Decreet lokaal bestuur, artikel 40 en 41
Artikel 161 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vaststellen.
Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden.
Het stadsbestuur en OCMW van Menen hebben reeds tijdens de voorbije legislatuur onder externe begeleiding de krijtlijnen uitgewerkt voor een nieuw organisatiemodel, waarbij beide besturen meer en meer zouden gaan functioneren als één nieuwe organisatie.
De visie en uitgangspunten voor dit nieuwe organisatiemodel waren:
• Verantwoordelijke medewerkers: teams en teamleiders als cruciale steunpunten. Verantwoordelijkheid (regelkracht) zo laag mogelijk in de organisatie leggen om de motivatie te verhogen.
• Coproductie bestuur-administratie (tandem)
• Burger centraal, kwaliteit van dienstverlening
• Drie lagen: diensten – afdelingen - organisatie
• Open teams en afdelingen (geen eilanden) die samenwerken in functie van doelstellingen- en projectrealisatie.
In de gemeenteraad van juni 2017 en de OCMW-raad van juli 2017 werd een gemeenschappelijk organogram in overgang goedgekeurd.
In uitvoering van het decreet lokaal bestuur dat voorzag in een integratie van gemeente en OCMW met behoud van afzonderlijke rechtspersonen werd in de raden van 26 juni 2019 een geïntegreerd organogram goedgekeurd.
Na 3 jaar werking dringen zich een aantal aanpassingen op.
Nieuwe verantwoordelijkheden, waaronder die van het GAS-team werden binnen onze organisatie opgenomen. De sanctionerende ambtenaren worden in hun discretionaire bevoegdheden rechtstreeks aangestuurd door de algemeen directeur. Dit geldt ook voor welbepaalde opdrachten van de preventie-adviseurs en de noodplanambtenaar.
In het organogram worden deze functies apart gezet. Voor de uitvoering van hun overige opdrachten worden ze geïntegreerd in de globale werking met de verschillende afdelingen.
De strategische cel wordt samengevoegd met het secretariaat van de algemeen directeur. De nieuwe benaming, met name Secretariaat directie en beleid weerspiegelt de centrale rol van deze entiteit in de volledige organisatie. Naast de vele overkoepelende administratieve zaken worden hier ook de overkoepelende beleidsmatige zaken ondergebracht.
De algemene opdrachten en taken van de interne diensten voor preventie en bescherming op het werk van beide organisaties worden samengebracht onder de afdeling Interne dienstverlening en organisatie (IDO). De focus op het algemeen welzijn van alle personeelsleden valt samen met de HRM-rol van de dienst personeel en HRM. Ook de diensten ICT/GIS en juridische dienst maken deel uit van de afdeling IDO. De verantwoordelijke van de afdeling is vervangend algemeen directeur en ondersteunt deze in de interne werking van de geïntegreerde organisatie. Betrokkene stuurt ook de afdelingsverantwoordelijken van de verticale diensten aan.
Ook de afdeling Financiën en economaat is een horizontale afdeling en wordt aangestuurd door de financieel en adjunct-financieel directeur.
De dienst communicatie werd verschoven van de afdeling IDO naar de afdeling Vrije tijd en Onderwijs. De vroegere afdeling Onthaal en burgerzaken werd opgesplitst in onthaal en burgerzaken. De nieuwe dienst Stadsmarketing onder de afdeling Vrije Tijd en Onderwijs bundelt de taken en verantwoordelijkheden van communicatie, onthaal, toerisme, evenementen en lokale economie.
De dienst burgerzaken wordt bij de verticale afdeling Welzijn en sociaal beleid gevoegd.
Er zijn vijf verticale afdelingen. De afdeling Stadsontwikkeling bundelt de omgevingsdienst, de dienst huisvesting en de dienst veiligheid en samenleven met de gemeenschapswachten. Binnen de afdeling Infrastructuur en technische diensten situeren zich de dienst openbare werken en mobiliteit, de dienst patrimonium, de dienst gebouwen, de technisch uitvoerende diensten, de groendienst en de afdelingsondersteunende dienst/secretariaat en overheidsopdrachten.
Binnen de afdeling Vrije tijd en onderwijs worden alle diensten die hieromtrent werken verenigd. Dit gaat over de volgende diensten: de jeugd en sportdienst, de dienst stadsmarketing, de bibliotheek, SAMW en SABK, en de basisscholen Barthel en De Wonderwijzer.
De afdeling dienstverlening en sociaal beleid omvat de sociale dienst van het OCMW en alle welzijnsmaterie. Deze afdeling is de trekker van een geïntegreerd sociaal beleid en duurzame activering. Ook de dienst burgerzaken situeert zich hier.
Het intern verzelfstandigd agentschap (IVA) Zorg Menen, opgericht bij raadsbesluit van 8 mei 2018, is een bundeling van diensten, dat door het OCMW belast is met welbepaalde uitvoerende taken. Het IVA wordt in die optiek door het OCMW belast met de inrichting, het beheer, de exploitatie en de verdere uitbouw van een zorgbeleid. Het is een organisatie, zonder rechtspersoonlijkheid, waarbinnen verschillende vormen van zorg worden bijeengebracht met de bedoeling integrale zorg aan te bieden, gaande van preventie over thuiszorg tot en met residentiële zorg. Het deelorganogram houdt rekening met de functie-indeling en salarisschalen zoals opgenomen in het IFIC-salarishuis.
Binnen Menen zijn er ook twee extern verzelfstandigde organisaties, met name het AGB en VZW De Steiger.
Het AGB heeft ondermeer tot doel het beheer en de exploitatie van een deel van het onroerend patrimonium van de stad Menen te optimaliseren en efficiënt in te zetten. Daarnaast zetten ze in op het op een actieve manier bestrijden van de leegstand van woningen, bedrijven, openbare gebouwen, handelspanden, .... Daarnaast ook het beheer, de rendabilisering en de valorisering van het eigen patrimonium of het stedelijk patrimonium en het beheer en de exploitatie van de infrastructuren voor onderwijs, culturele, toeristische of sportieve activiteiten of voor ontspanning. Ook het verlenen van de aan de hoger vermelde doelstellingen verwante diensten en het organiseren van de aan de hoger vermelde doelstellingen activiteiten, hetzij intra- of extramuraal behoren tot de verantwoordelijkheden van het AGB.
Het Cultuurcentrum De Steiger vzw neemt het voortouw in het waarborgen en verbeteren van de culturele beleving van zo veel mogelijk mensen uit Menen en de (grens)regio. Het cultuurcentrum staat garant voor een breed, divers en kwaliteitsvol cultuuraanbod, dat in optimale omstandigheden gepresenteerd wordt. Daarnaast staat het ten dienste van het rijke lokale verenigingsleven en van initiatiefnemers uit eigen stad en streek. Op die manier draagt CC De Steiger bij tot het individueel en collectief welbevinden van de bevolking. CC De Steiger is een open, aangenaam cultuurhuis dat respect uitademt voor de professionele en amateuristische kunstbeoefenaars die het ontvangt én voor zijn publiek. De drie gebouwen die het cultuurcentrum beheert willen warme en hedendaagse ontmoetingsplaatsen zijn waar iedereen, zonder uitzondering, welkom is. Het cultuurcentrum wil naast een ontmoetingsplek ook een venster op de wereld bieden, én een hedendaags en fris uithangbord zijn voor de stad Menen.
Alle afdelingsverantwoordelijken zetelen in het managementteam, dat uit 10 leden bestaat. Het dagelijkse bestuur wordt gezamenlijk opgenomen door de algemeen en financieel directeur, de stafmedewerker projecten en organisatiebeheersing en de directeur IDO/HR-manager.
Het organogram en de deelorganogrammen werden op verschillende momenten besproken in het managementteam. Elke afdelingsverantwoordelijke tekende het deelorganogram van de eigen afdeling uit. De structuur werd geënt op de dagdagelijkse werking van de verschillende diensten en teams. De personeelsbezetting van de verschillende diensten met de financiële vertaling werd opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025.
Het gemeenschappelijk organogram en de deelorganogrammen werden overlegd met de syndicale afgevaardigden in het Hoog Overlegcomité van 29 november 2022. Op hun vraag werden nog een aantal zaken verduidelijkt en geüniformeerd.
Enig artikel: De gemeenteraad gaat akkoord met het gewijzigd organogram en deelorganogrammen per afdeling van stad en OCMW Menen.