Besluit Gemeenteraad

wo 05/11/2025 - 19:00

Fietslease - Toetreden raamovereenkomst provincie West-Vlaanderen. Goedkeuren wijzen van gunnen en gunningsvoorwaarden. Goedkeuren toetreding van het onderwijspersoneel tot fietslease. Goedkeuren fietspolicy inclusief bijlagen voor het personeel van stad en OCMW Menen en goedkeuren fietspolicy inclusief bijlage voor onderwijs personeel van de 4 onderwijsinstellingen.

Aanwezig: Tom Vlaeminck, Voorzitter gemeenteraad
Eddy Lust, Burgemeester
Caroline Bonte-Vanraes, Kasper Vandecasteele, Patrick Roose, Mieke Syssauw, Renaat Vandenbulcke, Peggy Coeman-Maerten, Angelique Declercq, Schepenen
Berenice Bogaert, Virginie Breye, Herman Ponnet, Ruben Soens, Toon Demyttenaere, Jan Verbrugge, Joke Nollet, Zeno Verschaeve, Arne Beyens, Eric Algoet, Friedel Staelens, Ben Windels, Katrien Vanneste, Sam Lernout, Valerie Vanrumbeke, Anthony Mahieu, Nathalie Declercq, Sophie Lefebvre, Nico Courtens, Raadsleden
Eva Vandenheede, Algemeen Directeur

Verontschuldigd: Jeremy Vandoorne, Laura Defreyne, Raadsleden

Afwezig: Griet Vanryckegem, Raadslid

Bevoegdheid Orgaan

Gelet op artikel 186 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn de rechtspositieregeling van het personeel vaststelt.

Bevoegdheid orgaan gemeenteraad art. 40-41 DLB, bevoegdheid orgaan OCMW-raad art. 78 DLB

Juridische grond

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2 (6°), 43 (§ 1, tweede lid) en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

Gelet op het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 195, eerste lid, en 550, eerste lid.
Gelet op de Rechtspositieregeling van het personeel van stad en OCMW Menen van 5 februari 2020 en latere wijzigingen.
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering dd. 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies, artikelen 10, 12, 13, 17 en 19;

· Decreet 27/03/1991 en latere wijzigingen betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding.

Koninklijk besluit van 23 oktober 1979 houdende toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt: artikel 8bis en artikel 9bis
Circulaire 2024/C/22 over de vrijstelling van de fietsvergoeding en het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, alsook over de beroepskosten verbonden aan het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer

Feiten Context en argumentatie

Gelet op de beslissing van

de provincieraad dd. 24/03/2022, houdende de goedkeuring voor het opzetten van een systeem van fietslease voor de personeelsleden;
de deputatie dd. 27/03/2025, houdende de goedkeuring van het bestek (zie bijlage 1) en van de openbare procedure als plaatsingsprocedure met Europese bekendmaking voor de opdracht voor de levering van fietsen (leasing) via een raamovereenkomst waarbij de provincie optreedt als aankoopcentrale;
de beslissing van de deputatie van de provincie West-Vlaanderen van 03/07/2025 tot het goedkeuren van de gunning van de opdracht voor de levering van fietsen (leasing) via een raamovereenkomst waarbij de provincie optreedt als aankoopcentrale (zie bijlage 2);

De opdracht voor de levering van fietsen (leasing) via een raamovereenkomst waarbij de provincie optreedt als aankoopcentrale werd gegund aan Cyclis Bike Lease uit Hasselt.

Overwegende hetgeen volgt:

De voornoemde opdracht van de provincie West-Vlaanderen “Levering van fietsen (leasing) via een raamovereenkomst waarbij de provincie optreedt als aankoopcentrale” (Bestek 0100/2025/022) is een raamovereenkomst met één leverancier en de provincie West-Vlaanderen treedt hierbij op als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2 (6°) en 47 van de wet van 17 juni 2016;

Stad Menen kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale gebruik maken, waardoor de stad krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;

Het is aangewezen dat Stad Menen gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:

De voorwaarden bedongen in de raamovereenkomst komen overeen met de voorwaarden en verwachtingen die de personeelsdienst stelt bij het voorbereiden van het bestek voor de stad Menen.
Binnen de raamovereenkomst werden voordelige prijzen bedongen;
Aangezien we voorstellen om de eindejaarstoelage te gebruiken om de fiets te leasen, laten de leaseprijzen toe dat alle personeelscategorieën een passende fiets kunnen leasen.
Er is een uitgebreide keuze aan fietshandelaars met meer dan 1000 handelaars in België. Ze bieden meer dan 300 verschillende merken aan. Er is keuze tussen 24 modellen.
Het is de 2de maal dat er gegund werd aan Cyclis Bike Lease; de afgelopen periode werkten we ook samen via het raamakkoord met de Provincie West-Vlaanderen, waardoor we reeds vertrouwd zijn met de werking en de samenwerking met Cyclis Bike Lease verloopt vlot.

Concreet kan de stad Menen door toetreding tot deze raamovereenkomst beroep doen op de diensten van Cyclis Bike Lease voor de leasing van fietsen voor de personeelsleden van het lokaal bestuur Menen.

Daarnaast dient er akkoord te worden gevraagd om ook het onderwijzend personeel van:

Gemeentelijke Basisschool Barthel Rekkem

Gemeentelijke Basisschool de Wonderwijzer Lauwe

Stedelijke academie voor Muziek en Woord

Stedelijke academie voor Beeld en Audiovisuele Kunsten

Te laten toetreden tot de raamovereenkomst voor fietslease van de Provincie West Vlaanderen;

Daarnaast dient de fietspolicy inclusief alle bijlagen te worden voorgelegd ter goedkeuring voor het personeel van de stad en het OCMW van Menen;

Dat er reeds een akkoord was over de fietspolicy voor het stad en het OCMW personeel in het Bijzonder Onderhandelingscomité van 30 september 2025;

Daarnaast dient de fietspolicy inclusief alle bijlagen te worden voorgelegd ter goedkeuring voor het onderwijspersoneel van de 4 hierboven vermelde scholen;

Dat er reeds een akkoord was over de fietspolicy voor het onderwijspersoneel in het Afzonderlijk Onderhandelingscomité voor het onderwijspersoneel op 20 oktober 2025;

Publieke stemming

Aanwezig: Tom Vlaeminck, Eddy Lust, Caroline Bonte-Vanraes, Kasper Vandecasteele, Patrick Roose, Mieke Syssauw, Renaat Vandenbulcke, Peggy Coeman-Maerten, Angelique Declercq, Berenice Bogaert, Virginie Breye, Herman Ponnet, Ruben Soens, Toon Demyttenaere, Jan Verbrugge, Joke Nollet, Zeno Verschaeve, Arne Beyens, Eric Algoet, Friedel Staelens, Ben Windels, Katrien Vanneste, Sam Lernout, Valerie Vanrumbeke, Anthony Mahieu, Nathalie Declercq, Sophie Lefebvre, Nico Courtens, Eva Vandenheede

Voorstanders: Tom Vlaeminck, Eddy Lust, Caroline Bonte-Vanraes, Kasper Vandecasteele, Patrick Roose, Mieke Syssauw, Renaat Vandenbulcke, Peggy Coeman-Maerten, Angelique Declercq, Berenice Bogaert, Virginie Breye, Herman Ponnet, Ruben Soens, Toon Demyttenaere, Jan Verbrugge, Joke Nollet, Zeno Verschaeve, Arne Beyens, Eric Algoet, Friedel Staelens, Ben Windels, Katrien Vanneste, Sam Lernout, Valerie Vanrumbeke, Anthony Mahieu, Nathalie Declercq, Sophie Lefebvre, Nico Courtens

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Artikel 1: Goedkeuren wijze van gunnen en gunningsvoorwaarden in kader van de opdracht 'levering van fietsen (leasing)' via een raamovereenkomst waarbij de provincie optreedt als aankoopcentrale, zoals goedgekeurd door de deputatie dd. 03/07/2025.

Artikel 2: Goedkeuring toetreding tot de raamovereenkomst 'levering van fietsen (leasing)' waarbij de provincie West-Vlaanderen optreedt als aankoopcentrale dit voor de stad en het OCMW van Menen en voor Gemeentelijke Basisschool Barthel Rekkem, Gemeentelijke Basisschool de Wonderwijzer Lauwe, Stedelijke Academie voor Muziek en Woord en Stedelijke Academie voor Beeld en Audiovisuele Kunsten

Artikel 3: Goedkeuring van de fietspolicy (inclusief bijlagen 1 tot en met 8) voor stad en OCMW van Menen. (Bijlage 2 tot en met 8 idem als voor het onderwijspersoneel).

Artikel 4: Goedkeuring van de fietspolicy (inclusief bijlagen 1 tot en met 8) voor het onderwijspersoneel van Gemeentelijke Basisschool Barthel Rekkem, Gemeentelijke Basisschool de Wonderwijzer Lauwe, Stedelijke Academie voor Muziek en Woord en Stedelijke academie voor Beeld en Audiovisuele Kunsten.