Besluit  Gemeenteraad

Besluit

De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement met deontologische code van de GECORO als volgt goed:

Algemeen

Het Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale [, intergemeentelijke (verv. BVR 7 september 2018, art. 1, I: 1 januari 2019)] en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening en het besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van een deontologische code voor de leden van de [opgeh. BVR 27 mei 2016, art. 2, I: 24 juli 2016)] provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, maakt deel uit van dit huishoudelijk reglement (bijlage 1) en art. 1.3.3§8, eerste lid VCRO is integraal van toepassing binnen het huishoudelijk reglement.

ARTIKEL 1

De Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening (kortweg Gecoro) vergadert wanneer zij bijeengeroepen wordt door de Voorzitter. De voorzitter legt de wijze van vergaderen vast. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt de voorzitter vervangen door de ondervoorzitter.

Zij vergadert minstens twee maal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot haar bevoegdheid behoren, het vereisen.

ARTIKEL 2

De Voorzitter moet de Gecoro bijeenroepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek van de Gemeenteraad of het College van Burgemeester en Schepenen. Hij moet dit ook doen bij een verzoek dat uitgaat van minstens één derde van de leden van de Gecoro. De Voorzitter van de Gecoro dient deze ook bijeen te roepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek om advies over een vergunningsaanvraag, dat wordt voorgelegd door de omgevingsambtenaar.

ARTIKEL 3

De Gecoro kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar leden aanwezig is. Is die voorwaarde niet vervuld, dan wordt de Gecoro binnen de acht dagen bijeengeroepen met dezelfde agenda en kan zij geldig beslissen ongeacht het aantal aanwezige leden. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw ten minste de helft van de leden vereist.

ARTIKEL 4

De leden van de Gecoro, de vertegenwoordigers van de politieke fracties en de eventuele externe genodigden worden ten minste 10 werkdagen vòòr de vergadering uitgenodigd.

De Voorzitter stelt na overleg met de vaste secretaris de agenda vast en verstuurt deze samen met de uitnodigingen.

De uitgebreide documenten liggen ter inzage op het permanent secretariaat vanaf de datum van oproeping tijdens de openingsuren dienst Omgeving.

ARTIKEL 5

Bij vergaderingen kan elk lid ten laatste acht werkdagen vòòr de vergadering agendapunten doorgeven aan de vaste secretaris. Mocht de agenda van de vergadering reeds verstuurd zijn, dan wordt er een aanvullende agenda verstuurd.

Alle documenten die relevant zijn liggen eveneens tijdens de openingsuren van de dienst Omgeving ter inzage op het secretariaat van de Gecoro, vanaf de uitnodiging van de vergaderingen tot en met de datum van de vergadering.

ARTIKEL 6

De opdrachten van de Gecoro worden bepaald door de Vlaamse codex Ruimtelijke ordening en door de Besluiten van de Vlaamse Regering.

ARTIKEL 7

De zittingen van de Commissie zijn in principe niet openbaar, tenzij de Commissie gemotiveerd beslist bij twee derden van de stemmen van de aanwezige leden tot een geheel of gedeeltelijk openbare vergadering. De openbaarheid kan niet worden gevraagd wanneer dossiers worden besproken die persoonlijke of plaatsgebonden belangen betreffen om de objectiviteit en de sereniteit van de bespreking niet te storen. Een belanghebbende of een delegatie (tot vijf personen) van belanghebbenden kan op zijn/haar verzoek gehoord worden door de Commissie omtrent een agendapunt dat betrekking heeft op een formele taak van de Commissie. De vraag daartoe wordt ingediend op het secretariaat. Dit punt wordt als een van de eerste geagendeerd. Na hun betoog en de beantwoording van de wederzijdse vragen verlaten deze personen de vergadering.

ARTIKEL 8

Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht behalve in spoedeisende gevallen en wanneer het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren. Tot spoedbehandeling kan niet worden besloten dan door ten minste twee derden van de aanwezige leden; de naam van die leden worden in de notulen vermeld.

ARTIKEL 9

De behandeling van een agendapunt of een onderdeel van het agendapunt bestaat in principe uit drie fasen: de toelichting en bespreking, de beraadslaging en de stemming over het advies. Onder toelichting wordt verstaan: een inleiding van het onderwerp door de Voorzitter of de omgevingsambtenaar, een technische toelichting (mogelijks door een eventuele externe genodigde), eventueel een uiteenzetting van de standpunten van externe genodigden. Een vragenronde bij de aanwezigen behoort tot de bespreking. Onder beraadslaging over het advies wordt verstaan: de discussie die leidt tot de vorming van het advies dat de Gecoro zal uitbrengen. Onder de stemming over het advies wordt verstaan: elk lid brengt zijn stem uit over het voorgelegde advies.

ARTIKEL 10

Deelnemen aan een behandelingsfase van een agendapunt betekent: aanwezig zijn en mogen participeren aan de behandelingsfase en mogen een actieve inbreng doen. Bijwonen betekent: aanwezig zijn, maar zonder deel te nemen aan de behandelingsfase. Niet bijwonen betekent: afwezig zijn bij de behandelingsfase.

Alle aanwezigen die geen lid zijn van de commissie mogen de beraadslaging en de stemming over de te formuleren adviezen niet bijwonen. De Voorzitter vraagt om de vergadering te verlaten.

schema:

ARTIKEL 11

De Voorzitter leidt en organiseert de vergadering.

Indien de Voorzitter oordeelt dat het onderwerp voldoende werd besproken, raadpleegt hij de vergadering over de voortzetting of sluiting van de bespreking. Na de bespreking kan overgegaan worden tot beraadslaging en de stemming over het advies.

De Voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering.

ARTIKEL 12

De Gecoro kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokkenen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp.

De Gecoro kan alle inlichtingen inwinnen die nodig zijn voor de vervulling van haar opdracht.

ARTIKEL 13

Voor elke stemming omschrijft de Voorzitter het voorstel waarover de vergadering zich moet uitspreken.

ARTIKEL 14

De Gecoro beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter beslissend. De secretaris is niet stemgerechtigd.

ARTIKEL 15

De leden van de Gecoro stemmen mondeling, ja of neen of ze onthouden zich. De Voorzitter stemt het laatst. Zodra de stemoperaties, met instemming van de Gecoro zijn aangevangen, mogen zij niet meer onderbroken worden door de commissieleden. De leden die zich onthouden of neen hebben gestemd, kunnen nadat de stemopneming beëindigd is, de redenen van hun onthouding of neen-stem kenbaar maken. Deze zullen op hun verzoek, in de notulen worden opgenomen. De uitslag van de stemming wordt door de Voorzitter bekendgemaakt.

ARTIKEL 16

Vanuit de Gecoro kunnen werkgroepen worden opgericht voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken. Hierin kunnen de nodige instanties, externe deskundigen en betrokkenen zetelen.

De werkgroepen bevatten minstens één afgevaardigde van de deskundigen uit de Gecoro.

De oprichting en de samenstelling van de werkgroepen dienen te worden goedgekeurd door de Gecoro bij gewone meerderheid.

Het verslag van de vergaderingen van de werkgroepen wordt ter goedkeuring voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van de Gecoro.

ARTIKEL 17

De vaste secretaris in samenwerking met het secretariaat maakt van de vergadering een verslag dat de essentie van de bespreking weergeeft en de gebruikte argumenten, alsook de formulering van het advies met de volgende punten:

- stemming over het advies

- aard van het advies en de eventueel hieraan gekoppelde voorwaarden

- weergave van de minderheidsstandpunten indien gevraagd door de betrokkenen.

ARTIKEL 18

Aan de aanwezige leden, wordt presentiegeld toegekend. Het bedrag van dit presentiegeld werd vastgesteld door de Gemeenteraad op 02 april 2025 en bedraagt voor de Voorzitter 150 euro en voor de leden 75 euro.

De leden die aan de commissievergadering deelnemen zijn gehouden de aanwezigheidslijst te ondertekenen. Alsdan wordt hen presentiegeld toegekend.

ARTIKEL 19

Een lid wordt beschouwd als zijnde afwezig wanneer hij/zij zonder voorafgaande verwittiging van het secretariaat afwezig is op de vergadering. Hij/zij dient in geval van afwezigheid zijn/haar plaatsvervanger en het secretariaat  te verwittigen.

Elk lid van de Gecoro dat driemaal achtereenvolgens zonder verantwoording afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend. De Voorzitter brengt de betrokkene van deze ambtshalve ontslagname schriftelijk op de hoogte.

ARTIKEL 20

Bij ontslag op eigen initiatief van een lid van de Gecoro, dient deze de Voorzitter hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. De Voorzitter brengt bij de eerstvolgende vergadering de andere leden van de Gecoro hiervan op de hoogte.

Bij ontslag van een lid van de Gecoro, wordt zijn/haar plaatsvervanger ambtshalve aangesteld als lid. De Voorzitter brengt de betrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte en licht bij de eerstvolgende vergadering de andere leden van de Gecoro in.

ARTIKEL 21

In geval een lid van de Gecoro commissie bij een besproken onderwerp geconfronteerd wordt met een persoonlijk belang kan alleen de toelichting bijgewoond worden. Hij/zij moet de vergadering op dat punt verlaten na de toelichting, hij/zij mag noch de bespreking, noch de beraadslaging over het advies, noch de stemming erover bijwonen.

ARTIKEL 22

De leden van de Commissie en alle aanwezigen op de vergaderingen hebben de plicht tot discretie. Contacten met de media worden in principe vermeden om de objectiviteit en de sereniteit van de werking niet in het gedrang te brengen.

ARTIKEL 23

In het kader van het belang van data privacy (GDPR) wordt ermee ingestemd dat aan alle GECORO-leden en aangeduide fracties de samenstelling van de nieuwe GECORO met bijhorende contactgegevens wordt overgemaakt.

Artikel 24

De voorzitter, de commissieleden en de secretaris onderschrijven de beginselen, gedragsregels en richtlijnen, opgenomen in de deontologische code voor de leden van de Vlaamse, provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, zoals vastgesteld door de Vlaamse Regering op 3 juli 2009. De voorzitter of een commissielid kan door een meerderheid van stemmen van de GECORO worden gemachtigd om de ingenomen standpunten van de GECORO te vertolken. Hierbij onthoudt de gemachtigde zich om persoonlijke standpunten te vertolken. De voorzitter en de commissieleden aanvaarden dat de GECORO slechts advies verstrekt