Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Enig Artikel: de gemeenteraad keurt het subsidiereglement Wereldburgerschap als volgt goed:

Artikel 1 – Doel

Stad Menen wil het draagvlak voor mondiale solidariteit verhogen en zet in op wereldburgerschap. Wereldburgers zien de kansen die de diversiteit van onze samenleving biedt. Door inwoners te sensibiliseren en te informeren over internationale uitdagingen en samenwerking wil de stad het wereldburgerschap versterken. Stad Menen wil zijn waardering tonen aan organisaties die bijdragen tot een duurzaam wereldburgerschap. De stad hoopt dat de organisaties hun werk verder zetten en wil hieraan tegemoet komen met financiële ondersteuning. Dit reglement is er daarnaast op gericht om nieuwe organisaties een duw in de rug te geven.

Daarnaast ondersteunt en versterkt Stad Menen ook ontwikkelingsprojecten waar Menenaars bij betrokken zijn.

Tot slot wil Stad Menen ook bij rampen ondersteuning bieden onder de vorm van noodhulp.

Artikel 2 – Subsidiekanalen

Binnen de perken van de kredieten, voorzien op de begroting van het Stadsbestuur Menen, kan het college van burgemeester en schepenen jaarlijks subsidies toekennen via drie subsidiekanalen:

1. Sensibiliseringssubsidie

2. Projectsubsidie

3. Noodhulp

Artikel 3 – Sensibiliseringssubsidie

3.1 – Voorwaarden

De Sensibiliseringssubsidie heeft tot doel organisaties te ondersteunen die zich, door het organiseren van een of meerdere activiteiten, inzetten om inwoners te sensibiliseren en te informeren over internationale uitdagingen en samenwerkingen. Zo wil de stad het wereldburgerschap versterken.

De Sensibiliseringssubsidie is bedoeld ter ondersteuning van de activiteitenkosten van organisaties die aan volgende voorwaarden voldoen:

• De organisatie heeft minstens 1 werkingsjaar achter de rug, aan te tonen via de oprichtingsdatum van de organisatie
  • De organisatie wordt gerund door vrijwilligers.
  • Minstens 1 bestuurslid is gedomicilieerd in Menen.

De activiteit dient aan volgende voorwaarden te voldoen:

• Het betreft een sensibiliserende activiteit in Menen of een buurgemeente. Indien de activiteit in een buurgemeente plaatsvindt, dienen de inwoners van Menen via minimaal twee kanalen (drukwerk, sociale media, persartikel…) uitdrukkelijk uitgenodigd te worden.
  • De nadruk van de activiteit moet liggen op het sensibiliseren en informeren van de bevolking omtrent wereldburgerschap met een gedragsverandering tot doel.
  • De activiteit moet gericht zijn naar de brede bevolking en mag zich niet beperken tot een (interne) groep.

Als activiteit kunnen bijvoorbeeld in aanmerking komen: voordrachten en debatten, tentoonstellingen, theater, quiz, filmvoorstelling, muziekoptreden, thema gebonden activiteiten, feesten, …

Komen niet in aanmerking: gesloten bestuursvergaderingen, nieuwsbrief naar leden, …

Volgende kosten komen niet in aanmerking:

• Drank, voor verkoop, 
• Kosten voor transport, brandstof of overnachtingen
• Kosten van traiteur
• Vergoedingen/beloningen voor vrijwilligers

De organisatie mag geen andere subsidies voor de activiteit via een ander reglement van Stad Menen ontvangen. De organisatie dient subsidies verkregen van andere steden of gemeenten te vermelden bij de aanvraag. De kosten van de activiteit kunnen nooit voor meer dan 100% gefinancierd worden.

De organisatie dient bij het indienen van een aanvraag tot Sensibiliseringssubsidie eenmalig voorgesteld te worden in de wereldraad. Het voorbije werkingsjaar dient jaarlijks kort op de wereldraad toegelicht te worden.

De Sensibiliseringssubsidie kan daarnaast ook toegekend worden aan scholen en gelijkaardige organisaties. Natuurlijke personen komen niet in aanmerking.

3.2 – Bedrag

Per activiteit wordt 75% van de kostprijs van de activiteit gesubsidieerd met een minimum van € 150 en een maximum van € 750 per activiteit.

Voor activiteiten met beperkte kosten (minder dan € 200) wordt een minimum bedrag ingevoerd van € 150 per uitgevoerde activiteit. Dit om het organiseren van activiteiten te stimuleren.

Iedere organisatie kan jaarlijks maximaal 5 activiteiten laten subsidiëren en kan dus maximaal € 3.750 ontvangen. Er wordt gestreefd naar een grote variatie van activiteiten. Daarom kan eenzelfde soort activiteit maximum 2 keer per jaar worden aangevraagd. (vb. geen 5 aanvragen voor telkens een lezing ook al is ze voor een andere groep, school,…

3.3 – Aanvraagprocedure

De aanvraag gebeurt steeds vóór de uitvoering van de activiteit. Aanvragen dienen ingediend te worden:

• voor 15 oktober voor activiteiten die het jaar daarna plaatsvinden in januari – juni
• voor 15 april voor activiteiten die hetzelfde jaar plaatsvinden in juli – december

Aanvragen gebeuren via de website (www.menen.be/wereldburgerschap).

3.4 – Toekenningsprocedure

Na het indienen van een volledige aanvraag, dienen de activiteiten kort toegelicht te worden op de wereldraad. Indien het een nieuwe organisatie betreft, dient ook de organisatie zelf toegelicht te worden.

Stad Menen toetst alle aanvragen aan de voorwaarden van het reglement. Het dagelijks bestuur van de wereldraad beoordeelt de aanvragen o.b.v. het ingediende aanvraagformulier en de voorstelling in de wereldraad. Een voorstel wordt geformuleerd naar het college van burgemeester en schepenen voor de toekenning en uitbetaling van de Sensibiliseringssubsidie.

Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt 70% van de Sensibiliseringssubsidie uitbetaald aan de organisatie.

3.5 – Rapportering

Alle organisaties die een Sensibiliseringssubsidie ontvangen hebben, dienen na afloop van de activiteit, deze toe te lichten op de wereldraad. Hierbij dient zowel inhoudelijk als financieel teruggekoppeld te worden.

De rapportering gebeurt via het daartoe bestemde rapporteringsformulier en bevat:

• foto’s van de activiteit zelf en met aanwezigheid van bestuursleden
• een gedetailleerd overzicht van de kosten en inkomsten

Het dagelijks bestuur van de wereldraad beslist op basis van de rapportering of de laatste schijf (30%) al dan niet volledig uitbetaald wordt. Het bedrag mag nooit 100% van de kosten overschrijden tenzij het een activiteit met beperkte kosten (minder dan € 200) betreft (er is een minimaal subsidiebedrag van € 150 per uitgevoerde activiteit).

Artikel 4 – Projectsubsidie

4.1 – Voorwaarden

De Projectsubsidie heeft tot doel ontwikkelingsprojecten te ondersteunen. De organisatie die de subsidie aanvraagt, dient aan volgende voorwaarden te voldoen:

• De organisatie heeft minstens 1 werkingsjaar achter de rug, aan te tonen via de oprichtingsdatum van de organisatie
  • De organisatie wordt gerund door vrijwilligers.
  • Minstens 1 bestuurslid is gedomicilieerd in Menen.

Deze projecten dienen te voldoen aan volgende voorwaarden:

• Het project moet ten goede komen aan de ontwikkeling van de lokale bevolking. Het heeft de uiteindelijke bedoeling een bijdrage te leveren aan de verbetering van de leefomstandigheden en/of de maatschappelijke positie van een groep mensen.
  • Het project wordt georganiseerd in samenwerking met de lokale bevolking. Het maakt gebruik van de plaatselijke mogelijkheden en dynamiek. De bevolking stuurt zelf zoveel mogelijk het proces en bepaalt de doelstellingen. Het eigenaarschap ligt bij de lokale bevolking.
  • Het project heeft vreedzame doelstellingen, stelt zich neutraal op wat partijpolitiek of levensbeschouwing betreft, beoogt sociale rechtvaardigheid en respecteert de mensenrechten.
  • Het project loopt gedurende een afgebakende periode.
    • eenzelfde project kan max. 3 opeenvolgende jaren ondersteund worden

Kosten die niet in aanmerking komen:

• transportkosten, reiskosten,…
• kosten voor beveiliging en bewaking
• studiebeurzen

De organisatie mag geen andere subsidies voor het project via een ander reglement van Stad Menen ontvangen. De organisatie dient subsidies verkregen van andere steden of gemeenten te vermelden bij de aanvraag. De kosten van het project kunnen nooit voor meer dan 100% gefinancierd worden.

4.2 – Bedrag

Indien de organisatie voor het eerst een Projectsubsidie aanvraagt, is het bedrag beperkt tot maximaal € 250.

De subsidie bedraagt, vanaf het tweede jaar, maximaal 75% van de totale kostprijs met een maximum van € 1.750.

Per jaar kan er max. 1 project worden aangevraagd.

4.3 – Aanvraagprocedure

De aanvraag gebeurt steeds in het jaar vóór de uitvoering van het project. Aanvragen dienen ingediend te worden voor 15 september van het jaar voorafgaand van het jaar waarin het project uitgevoerd wordt.

Aanvragen gebeuren via de website (www.menen.be/wereldburgerschap).

Ten gevolge van de decretale verplichting (wet van 14/11/1983; omzendbrief 18.03.2008) dienen, indien het ontvangen bedrag hoger is dan € 1.239,47, volgende documenten mee ingestuurd te worden:

• de balans en rekeningen
• een verslag inzake beheer en financiële toestand

4.4 – Toekenningsprocedure

Na het indienen van een volledige aanvraag, dient het project kort toegelicht te worden op de wereldraad. Indien het een organisatie betreft en deze vraagt voor het eerst de Projectsubsidie aan, dient ook de organisatie zelf toegelicht te worden.

Stad Menen toetst alle aanvragen aan de voorwaarden van het reglement. Het dagelijks bestuur van de wereldraad beoordeelt de aanvragen o.b.v. het ingediende aanvraagformulier en de voorstelling in de wereldraad. Een voorstel wordt geformuleerd naar het college van burgemeester en schepenen voor de toekenning en uitbetaling van de Projectsubsidie. Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt 70% van de Projectsubsidie uitbetaald aan de organisatie.

4.5 – Rapportering

Alle organisaties die een Projectsubsidie ontvangen hebben, dienen na afloop van het project, het project toe te lichten op de wereldraad. Hierbij dient zowel inhoudelijk als financieel teruggekoppeld te worden met beeldmateriaal.

Het dagelijks bestuur van de wereldraad beslist op basis van de rapportering of de laatste schijf (30%) uitbetaald wordt.

Artikel 5 – Noodhulp

5.1 – Voorwaarden

Noodhulp heeft tot doel in geval van een plotse crisissituatie de lokale bevolking te ondersteunen op deze plek. De noodhulp wordt enkel toegekend als aan volgende voorwaarden voldaan is:

• Het gaat om situaties die tijdelijk en levensbedreigend zijn voor de bevolking.
  • Het gaat om een noodsituatie ten gevolge van een natuurramp, een gewapend conflict of een extreme crisissituatie. Structurele problemen komen hierbij niet in aanmerking.
  • De financiering is in principe eenmalig, herfinanciering kan aangevraagd worden op advies van de wereldraad.
  • De financiering gaat niet naar reguliere werking van de organisatie.
  • De financiering is gericht op het voorzien van onderdak, voedsel, kleding, zuiver drinkwater, acute gezondheidszorgen voor slachtoffers of het opsporen van vermisten en herstellen van familiale contacten.
  • De financiering kan maximaal tweemaal toegekend worden voor eenzelfde noodsituatie.

5.2 – Bedrag

De subsidie bedraagt € 900 en wordt maximaal vier keer per jaar toegekend.

Het bedrag voor een bepaalde noodsituatie kan verhoogd worden met als maximum het jaarbudget. Het voorstel dient gemotiveerd te worden door de wereldraad. De beslissing voor het bekomen van de subsidie ligt steeds bij het college van burgemeester en schepenen.

5.3 – Aanvraagprocedure

Aanvragen kunnen per mail, via wereldraad@menen.be, verstuurd worden of per brief op onderstaand adres: Stadsbestuur Menen t.a.v. Wereldraad, Grote Markt 1, 8930 Menen.

Deze aanvraag dient volgende elementen te bevatten:

• Duidelijke omschrijving van de problematiek (oorzaak, locatie, doel, partners, …).
  • Opsomming of uitleg waarvoor de middelen aangewend zullen worden.
  • Rekeningnummer en gegevens om de noodhulp over te kunnen maken.

In geval van het uitblijven van schriftelijke aanvragen die in aanmerking komen voor noodhulp, kan de wereldraad zelf initiatief nemen en voorstellen doen op de raad. Zo kan ook voor ‘stille’ of ‘vergeten’ rampen aandacht gevraagd worden.

5.4 – Toekenningsprocedure

Alle aanvragen die voldoen aan de criteria worden op de eerstvolgende zitting van de wereldraad voorgelegd ter bespreking. De wereldraad beslist al dan niet een voorstel te formuleren naar het college van burgemeester en schepenen voor de toekenning van noodhulp. Het voorstel kan de uitbetaling naar verschillende noodsituaties bevatten en is dus niet per raad beperkt tot 900 euro.

Indien de organisatie van een wereldraad op zich laat wachten en/of de noodhulp snelle(re) actie vergt, kunnen de leden van de wereldraad per mail bevraagd worden. Wanneer de meerderheid van de leden zich akkoord verklaren kan ook op deze manier een voorstel geformuleerd worden naar het college van burgemeester en schepenen voor de toekenning van noodhulp.

Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt de noodhulp uitbetaald.

Artikel 6 – Inwerkingtreding en opheffingsbepalingen

Dit reglement vervangt volgend reglement:

• Subsidiereglement wereldburgerschap goedgekeurd in de gemeenteraad van 20 december 2023

 en treedt in werking met ingang van 1 januari 2026.

Artikel 7 – Engagementsverklaring Nederlandse taal

De subsidieontvanger gaat het engagement aan om het belang van het gebruik van het Nederlands te erkennen bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten in België.

Artikel 8 – Engagementsverklaring Wereldraad

De organisatie die een subsidie ontvangt, engageert zich in de wereldraad en is min. aanwezig op 2 bijeenkomsten van de Wereldraad tijdens het jaar.

Artikel 9 – Controle en betwisting

Het college van burgemeester en schepenen wordt ertoe gemachtigd:

• alle onderzoeken in te stellen die nodig of nuttig zijn in verband met de betoelaging
  • nazicht uit te oefenen op de juistheid van de verstrekte gegevens

Het subsidiebedrag kan geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden indien:

• de verleende subsidie niet benut wordt voor het vooraf bepaalde doel
  • het totaalbedrag van de kosten niet verantwoord kan worden (= als de subsidie 75% van de totaalkost overschrijdt)
  • de subsidie frauduleus aangewend wordt

Als de aangevraagde organisatie de subsidie niet heeft benut voor het vermelde doel of als er sprake is van fraude, kan deze organisatie uitgesloten worden van elke stedelijke subsidie van stad Menen. Dit voor minstens 5 jaar.

Wanneer wijzigingen voorkomen in het project of de activiteit, of het initiatief kan niet meer plaatsvinden, dient de stad onmiddellijk op de hoogte gesteld te worden. Het dagelijks bestuur van de wereldraad doet vervolgens een voorstel naar het college van burgemeester en schepenen, die tot een aanpassing van subsidiebedrag en een eventuele terugvordering kan beslissen.

9.1. Beroepsprocedure

Na een negatieve beslissing beschikt de vereniging over een periode van 1 maand na de kennisgeving om schriftelijk beroep aan te tekenen. Na deze termijn neemt het college van burgemeester en schepenen een definitieve beslissing.

Artikel 10 – Communicatie

Op alle publiciteit voor de activiteiten waarvoor steun wordt aangevraagd, dient het logo van stad Menen vermeld te worden.

Artikel 11 – Bekendmaking

Dit reglement zal bekendgemaakt worden zoals voorzien in de bepalingen van artikel 285, 286 en 287 Decreet Lokaal Bestuur. Dit gebeurt door publicatie op de gemeentelijke website via het digitaal webportaal.