Artikelen 40 en 41 van het Decreet Lokaal Bestuur.
Artikel 173 van de Grondwet;
Decreet van 22 december 2017 over het Lokaal Bestuur en latere wijzigingen;
Omzendbrief KB/ABB 2018/4 over de hervorming van het bestuurlijk toezicht en de uitbreiding van de bekendmakingsplicht;
Omzendbrief KB/ABB 2019/2 van 15 februari 2019 over de gemeentefiscaltiteit;
Gemeenteraadsbeslissing van 21 december 2022 houdende de vaststelling van de retributie op het ter beschikking stellen van logistiek materiaal;
In de gemeenteraad van 21 december 2022 werd een retributie op het ter beschikking stellen van logistiek materiaal hervastgesteld voor de periode 2023-2025.
Het stadsbestuur kan allerhande gemeentelijk materiaal ter beschikking stellen voor de organisatie van manifestaties, evenementen of feestelijkheden, alsook signalisatiemateriaal en/of nadarhekkens naar aanleiding van evenementen en manifestaties waarvoor een tijdelijk verkeersreglement wordt opgemaakt.
Het stadsbestuur kan ook verkeerssignalisatie (hoofdzakelijk E1 borden) ter beschikking stellen aan haar inwoners voor de signalisatie van werken op de openbare weg, teneinde de nodige signalisatie te plaatsen zoals is opgelegd in de signalisatievergunning.
Het is aangewezen dat het stadsbestuur een vergoeding ontvangt voor de kosten van het uitlenen van gemeentelijk logistiek materiaal (feestmateriaal) dat ter beschikking wordt gesteld aan derden.
Deze vergoeding is een redelijke vergoeding voor het gebruik van het materiaal, alsook de kosten van personeelsinzet hieraan verbonden.
De vervoerskosten zullen aangerekend worden per rit gezien de hoge brandstofprijzen.
Initiatieven vanuit erkende verenigingen worden ondersteund, door materiaal aan een verminderd tarief ter beschikking te stellen, teneinde de socio-culturele werkingen in de stad te ondersteunen (behoudens kostenvergoeding voor vervoer en eventuele plaatsingskost).
Uit de evaluatie van uitleningen van feest- en signalisatiemateriaal worden 4 aanpassingen voorgesteld:
Vervoer door technische dienst wordt hierdoor aangepast in zowel artikel 7 als 10 naar 45,00 euro i.p.v. 35,00 euro en tevens in artikel 7 naar 90,00 euro i.p.v. 70,00 euro voor leveren materiaal en terughalen, indien meerdere ritten of meerdere voertuigen.
Alle materiaalkosten worden gelijk gehouden.
Er bestaat een afzonderlijk gebruiksreglement dat de modaliteiten regelt op het ter beschikking stellen en ontlenen van logistiek materiaal, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 16 december 2020.
Net als alle steden en gemeenten wordt ook stad Menen geconfronteerd met de gevolgen van de torenhoge inflatie. Er is beslist om voortaan de tarieven jaarlijks aan te passen op basis van de reële evolutie van de index. Op die manier evolueren uitgaven en ontvangsten in dezelfde richting.
Het is gerechtvaardigd een billijke financiële tussenkomst te vragen van alle belanghebbenden op het grondgebied van de gemeente gelet op de financiële toestand van de gemeente en de wettelijke verplichting om een financieel evenwicht te handhaven.
De ontvangst is voorzien in het meerjarenplan 2026-2031, actie, budgetrekening 7006100 (MAR).
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen in zitting van 3 december 2025.
Enig artikel: De gemeenteraad keurt het reglement "Retributie op het ter beschikking stellen van logistiek materiaal" goed.
Retributie op het ter beschikking stellen van logistiek materiaal
ARTIKEL 1
Vanaf 1 januari 2026 wordt een retributie op het ter beschikking stellen van logistiek materiaal vastgesteld als volgt: ten behoeve van de stad wordt een retributie gevestigd op het ter beschikking stellen van gemeentelijk logistiek materiaal, hetzij voor feestmateriaal voor manifestaties en evenementen aan personen of verenigingen van de stad Menen en andere gemeenten, voor het organiseren van evenementen of activiteiten, hetzij voor het uitlenen van signalisatiemateriaal ter signalisatie van werken op de openbare weg.
ARTIKEL 2
De stad Menen stelt logistiek materiaal (feestmateriaal) voor manifestaties en evenementen alsook signalisatiemateriaal en/of nadarhekkens naar aanleiding van evenementen en manifestaties waarvoor een tijdelijk verkeersreglement wordt opgemaakt, voor eigen gebruik, ter beschikking aan:
betoelaagde* en/of erkende verenigingen uit de stad Menen vernoemd op de lijst van door de stad erkende verenigingen;
worden gelijkgesteld met door de stad Menen betoelaagde en/of erkende verenigingen:
De stad Menen stelt gemeentelijke verkeerssignalisatie (borden E1), ter beschikking aan:
natuurlijke personen uit de stad Menen of personen die werken uitvoeren binnen de stad Menen;
betoelaagde en/of erkende verenigingen uit de stad Menen (vernoemd op de lijst van door de stad erkende verenigingen);
worden gelijkgesteld met door de stad Menen betoelaagde en/of erkende verenigingen:
niet-erkende verenigingen en feitelijke verenigingen waar de hoofdverantwoordelijke woont in de stad Menen;
de stedelijke organisaties van de stad Menen (gemeentelijke scholen, stadsorganisaties, OCMW, AGB, Cultureel Centrum,..);
Het uitlenen van verkeerssignalisatiemateriaal aan bedrijven en organisaties voor louter commerciële activiteiten is niet toegestaan.
Het uitgeleende logistieke materiaal dient ingezet te worden voor activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de stad Menen, behoudens indien het materiaal wordt uitgeleend aan omliggende gemeentebesturen.
*Als betoelaagde en/of erkende vereniging wordt beschouwd: een vereniging die op het ogenblik van de beschikbaarstelling structureel wordt betoelaagd en/of erkend door het stadsbestuur van Menen. Ingeval een vereniging een projectsubsidie ontvangt, verkrijgt de vereniging het statuut van betoelaagde vereniging voor beschikbaarstellingen van logistiek materiaal verbonden aan het betoelaagde project. De bewijslast ligt bij de aanvragende vereniging. Minimaal moet een belofte van toelage of tussenkomst vanwege het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd.
ARTIKEL 3
De aanvraag tot ontlenen van gemeentelijk logistiek materiaal gebeurt volgens de voorwaarden en modaliteiten bepaald in het gebruiksreglement tot ter beschikking stellen van logistiek materiaal.
ARTIKEL 4
De retributie is hoofdelijk en ondeelbaar verschuldigd door de aanvrager of ontlener van het logistiek materiaal.
De verschuldigde retributie wordt via factuur overgemaakt. De retributie wordt ingevorderd, na de ontleenperiode opgegeven in het aanvraagformulier, door overschrijving op de bankrekening van de stad, met vermelding van de op de factuur opgegeven referentie of gestructureerde mededeling, via bancontact na ontvangst van de factuur of cash. De vordering moet uiterlijk betaald worden op vervaldatum.
Bij niet-tijdige betaling van de retributie wordt een eerste aanmaning kosteloos verstuurd. Voor de tweede (al dan niet aangetekende) aanmaning wordt een administratieve kost van 20,00 euro aangerekend.
De retributie zal in voorkomend geval, bij niet-betaling, ingevorderd worden via dwangbevel, zoals bepaald in artikel 177, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur.
Bij betwisting kan het stadsbestuur zich tot de burgerlijke rechtbank wenden om de retributie in te vorderen.
Alle eventuele schade wordt rechtstreeks aangerekend via de factuur.
ARTIKEL 5
Het ontlenen van feestmateriaal is vrijgesteld van retributie voor verenigingen of stedelijke organisaties, voor socio-culturele activiteiten en/of gemeenschap bevorderende activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de stad Menen (behoudens podia).
Het ontlenen van een podium is vrijgesteld van retributie voor verenigingen of stedelijke organisaties, voor socio-culturele activiteiten en/of gemeenschapsbevorderende activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de stad Menen, voor de eerste keer van ontlening per lopend kalenderjaar. Vanaf een 2de ontlening is de retributie verschuldigd.
Het ontlenen van feestmateriaal is betalend voor niet-commerciële activiteiten door een rechtspersoon georganiseerd, behalve indien het een benefietevenement betreft, waar de opbrengst integraal ten voordele van het goede doel wordt geschonken (mits het attest hiervan binnen de maand aan de stad wordt overgemaakt).
Het ontlenen van signalisatiemateriaal en/of nadarhekkens naar aanleiding van evenementen en manifestaties waarvoor een tijdelijk verkeersreglement wordt opgemaakt is eveneens vrijgesteld van retributie.
De vrijstelling van retributie voor het ontlenen van materiaal geeft nooit vrijstelling van de vervoerskost, die altijd verschuldigd blijft, behalve voor het signalisatiemateriaal en/of nadarhekkens naar aanleiding van evenementen en manifestaties waarvoor een tijdelijk verkeersreglement wordt opgemaakt.
Er geldt geen vrijstelling van vergoeding voor de prestaties geleverd door de technische diensten bij de eventuele plaatsing of opstelling van de ontleende materialen, ingeval deze niet worden afgehaald op het afhaalpunt. Deze opstelling- en plaatsingskosten blijven afzonderlijk verschuldigd.
Er wordt een vrijstelling bekomen van betaling van de waarborgsom voor signalisatie die bekrachtigd wordt door een tijdelijk verkeersreglement.
Het uitlenen van logistiek materiaal (feestmateriaal en signalisatiemateriaal) aan omliggende gemeentebesturen is altijd vrijgesteld van retributie, gelet op de wederkerigheid.
Het ontlenen van een mobiele petanquebaan is gedeeltelijk vrijgesteld van retributie (vrijstelling wordt verleend van 20,00 euro waarbij er dus slechts 10,00 euro per dag/per baan dient betaald te worden in plaats van 30,00 euro per dag/per baan) voor verenigingen of stedelijke organisaties, voor socio-culturele activiteiten en/of gemeenschap bevorderende activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de stad Menen.
ARTIKEL 6
Het bedrag van de retributie voor signalisatiemateriaal wordt vastgesteld als volgt:
Het uitlenen van verkeerssignalisatiemateriaal gebeurt per set, die bestaat uit twee signalisatieborden E1, een onderbord, een voet en een staander. De huurprijs voor het ontlenen van E1-signalisatie is gratis. Bij het niet-terugbrengen van een verkeersbord E1 binnen een termijn van 30 dagen na de einddatum van de laatst afgeleverde vergunning voor de private ingebruikname van het openbaar domein of bij het beschadigen van een verkeersbord E1 wordt een aankoopprijs en administratieve opvolgingskost aangerekend van 175,00 euro/bord.
Het uitlenen van andere verkeerssignalisatiemateriaal is tevens gratis. Bij het niet-terugbrengen van een verkeers- of afbakeningsbord binnen een termijn van 30 dagen na de einddatum van de laatst afgeleverde vergunning voor de private ingebruikname van het openbaar domein of bij het beschadigen ervan wordt een aankoopprijs en administratieve opvolgingskost aangerekend van 175,00 euro/bord.
Bovenstaande signalisatie is beperkt in voorraad. De borden kunnen enkel worden ontleend in het geval er voldoende borden in voorraad zijn.
Deze retributie kan samengaan met de retributie voor inname openbaar domein door bouwwerken, zoals vastgesteld in een afzonderlijk retributiereglement alsook de retributie op de uitvoering van werken voor derden, zoals vastgesteld in een afzonderlijk retributiereglement.
Signalisatiemateriaal wordt standaard door de aanvrager zelf opgehaald, geplaatst en teruggebracht, behoudens ingeval van evenementen en manifestaties waarvoor een tijdelijk verkeersreglement wordt opgemaakt of wanneer er in uitzonderlijk geval beroep wordt gedaan door de stadsdiensten. Dan wordt er bijkomend een kost aangerekend voor de geleverde arbeid (aanrekening uurloon van de ingezette arbeider(s)) en het gebruik van een vrachtwagen (zie retributiereglement op de uitvoering van werken voor derden).
ARTIKEL 7
De tarieven van de retributie gevestigd op het ter beschikking stellen van gemeentelijk feestmateriaal aan personen of verenigingen worden als volgt vastgesteld, volgens lijst in bijlage:
| Aard van het materiaal |
Vergoeding |
| Podium |
|
| Praktikabel (afmeting 2 x 1 m) - verstelbare podiumelementen |
10,00 euro/element |
| Toebehoren | |
| Verstelbare trap | 5,00 euro/element |
| Podiumrokken (afmeting 2 m x 0,75 m) | 5,00 euro/element |
| Podiumrokken (afmeting 4 m x 0,75 m) | 10,00 euro/element |
| Leuningen | 5,00 euro/element |
| Klein overdekt podium: (afmeting 6 m x 4,30 m, h: 4 m) | 75,00 euro/stuk(incl. vervoer, opstellen en afbreken)* |
| Vlaggenmast (met voet) - geplaatst | 25,00 euro/stuk (met voet) - geplaatst* |
| Vlaggen (stad, Europa, provincie, Vlaanderen, België en stad Menen, waar je thuiskomt) | 5,00 euro/stuk |
| Tafelblad (afmeting 3 x 1 m) | 2,00 euro/stuk |
| Schragen (0,75 m) | 1,00 euro/stuk |
| Tafels (afmeting 1,83 m x 0,76 m - H 0,74 m) | 2,00 euro/stuk |
| Transportkar met 25 tafels | 25,00 euro/stuk |
| Nadarhekken | 0,50 euro/stuk |
| Stoelen | 0,50 euro/stuk |
| Transportkar met 40 stoelen | 10,00 euro/stuk |
| Nadarhekken | 0,50 euro/stuk |
| Schuine nadarhekken (voor bijv. wielerwedstrijd) - geleverd per bok van 25 stuks | 0,75 euro/stuk |
| Werfafsluitingen | 1,00 euro/stuk |
| Blokken werfafsluitingen | 1,00 euro/stuk |
| Transportbok met 30 werfafsluitingen (incl. blokken) | 30,00 euro/stuk |
| Klemmen werfafsluitingen | 0,50 euro/stuk |
| Wieltjes werfafsluitingen | 0,50 euro/stuk |
| Opzetstuk ‘nooduitgang’ | 1,00 euro/stuk |
| Vuurkorven | 20,00 euro/stuk |
| Verkiezingsmateriaal: - stembus - stemhokje |
5,00 euro/stuk |
| Tentoonstellingspanelen | 1,00 euro/stuk |
| Werfkast elektriciteit (incl. forfaitair bedrag voor elektriciteitsverbruik) | 20,00 euro/dag |
| Mobiele petanquebaan | 30,00 euro/stuk/dag |
| Vervoer door technische dienst* |
45,00 euro leveren materiaal en terughalen |
| 90,00 euro leveren materiaal en terughalen, indien meerdere ritten of meerdere voertuigen vereist zijn | |
| Opstellen en afbreken door technische dienst | 55,00 euro totale dienstverlening van plaatsing, opstellen en afbreken (exclusief vervoer) |
De betaling van deze kosten wordt via factuur ingevorderd.
Eventuele verzekeringskosten voor mobiele podia en tribunes zijn ten laste van de aanvrager.
*Het vervoer (opladen en terugbrengen) gebeurt in principe door en op kosten van de aanvragers zelf. Het vervoer (opladen en terugbrengen) van feestmateriaal kan gebeuren door de technische diensten. Hiervoor wordt een forfaitaire vergoeding aangerekend aan de ontlener, zoals hierboven vermeld. In dit geval dient het gehuurde materiaal op de 1ste werkdag volgend op de manifestatie of evenement te worden teruggebracht.
ARTIKEL 8
Voor het leveren van rolcontainers voor afvalverzameling op evenementen, het ophalen van ingezameld afval op evenementen en de afvalverwerking van evenementen, wordt de organisator doorverwezen naar MIROM Menen voor het ontlenen van dit materiaal en het gebruik van deze diensten. MIROM Menen staat in voor deze diensten bij evenementen. De rolcontainers van de stad kunnen niet ontleend worden en worden enkel ingezet voor evenementen georganiseerd door de stad zelf.
ARTIKEL 9
Er dient vooraf geen waarborg te worden gesteld voor het uitlenen van feestmateriaal en signalisatiemateriaal.
ARTIKEL 10
De ontlening van logistiek materiaal gebeurt tegen een minimale kostenvergoeding of is zelfs kosteloos (indien vrijgesteld van retributie).
Hierbij wordt verondersteld dat het ontleende materiaal op een correcte manier inzake afspraken, aantallen en kwaliteit terug kan opgenomen worden in het stedelijke magazijn.
Een bijkomende vergoeding wordt opgelegd bij de niet-naleving van de modaliteiten zoals vermeld in het gebruiksreglement voor terbeschikking stellen van logistiek materiaal.
Deze wordt via factuur ingevorderd en als volgt bepaald:
| Omschrijving |
Vergoeding bij feestmateriaal |
Vergoeding bij signalisatiemateriaal |
| Voor het overschrijden van de uitleentermijn. | 50,00 euro per dag vertraging |
Er wordt een schadevergoeding (aankoop set + administratieve afhandeling) gerekend van 175,00 euro per verkeersbord of afbakeningsbord. |
| Bij laattijdige annulatie van de aanvraag, minder dan 14 kalenderdagen voor de overeengekomen datum van ontlening. | 50,00 euro forfaitaire vergoeding |
Niet van toepassing. |
| Leveren en/of ophalen van de materialen door de technische dienst op een ander adres dan het adres vermeld in de aanvraag. | 45,00 euro per extra rit |
Niet van toepassing. |
| Voor het ingebreke zijn bij levering en/of ophalen van het materiaal op de vooraf geplande datum vermeld in de aanvraag. | De prestaties worden aangerekend per uur volgens het retributiereglement werken voor derden. Voor elke prestatie wordt een minimum van een half uur per werkman aangerekend. |
|
| In geval van niet correct stapelen of opbergen van en/of voorziene prestaties voor het ontleend materiaal. | De prestaties worden aangerekend per uur volgens het retributiereglement werken voor derden. Voor elke prestatie wordt een minimum van een half uur per werkman aangerekend. |
|
| Voor reinigen van het logistiek materiaal, ingeval dit in onvoldoende nette staat wordt teruggebracht. | Bij reiniging door stadspersoneel: De prestaties worden aangerekend per uur volgens het retributiereglement werken voor derden. Voor elke prestatie wordt een minimum van een half uur per werkman aangerekend. Bij reiniging uitgevoerd door een door het stadsbestuur aangewezen externe firma: het factuurbedrag. |
|
| Administratieve kosten. | De prestaties worden aangerekend per uur volgens het retributiereglement werken voor derden.
|
|
| In geval van tussenkomst door de technische diensten voor nalatigheden, laattijdig terugbrengen van de materialen en dergelijke. | De prestaties worden aangerekend per uur volgens het retributiereglement prestaties voor derden. Voor elke prestatie wordt een minimum van een half uur per werkman aangerekend. |
|
| Bij schade aan, of verlies van, of diefstal van het logistiek materiaal.* | De kostprijs zoals hieronder wordt bepaald vermeerderd met de eventuele kosten van het schadebestek. |
|
* Ingeval van diefstal of verlies van uitgeleend materiaal blijft de retributie voor het uitlenen verschuldigd, naast de betaling van de vervangwaarde van het materiaal, behoudens andersluidende beslissing van het college van burgemeester en schepenen wegens overmacht.
De tarieven in geval van schade of verlies aan logistiek materiaal worden als volgt vastgesteld, volgens onderstaande lijst:
| Aard van het materiaal | Vergoeding |
|
| Podium |
||
| Praktikabel (afmeting 2 x 1 m) - verstelbare podiumelementen |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per element |
| Toebehoren |
||
| Verstelbare trap |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per element |
| Podiumrokken (afmeting 2 m x 0,75 m) |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per element |
| Podiumrokken (afmeting 4 m x 0,75 m) |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
|
| Leuningen |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per element |
| Klein overdekt podium: (afmeting 6 m x 4,30 m, h: 4 m) |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk (vervoer reeds |
| Vlaggenmast (met voet) - geplaatst |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk (met voet) |
| Vlaggen (stad, Europa, provincie, Vlaanderen, België en stad Menen, waar je thuiskomt) |
||
| 1,5 op 2 meter |
||
| België |
11,95 euro |
per stuk |
| Vlaamse Leeuw |
14,95 euro |
per stuk |
| Europa |
14,95 euro |
per stuk |
| West-Vlaanderen |
20,50 euro |
per stuk |
| Stad Menen, waar je thuiskomt |
35,95 euro |
per stuk |
| 2 op 3 meter |
||
| België |
20,75 euro |
per stuk |
| Vlaamse Leeuw |
25,95 euro |
per stuk |
| Europa |
25,95 euro |
per stuk |
| Stad Menen, waar je thuiskomt |
57,38 euro |
per stuk |
| Tafelblad (afmeting 3 x 1 m) |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Schragen (0,75 m) |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Partytafels |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Tafels (afmeting 1,83 m x 0,76 m - H 0,74 m) |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Transportkar (bij tafels) |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Stoelen |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Nadarhekken |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Schuine nadarhekken (voor bijv. wielerwedstrijd) - geleverd per bok met 25 stuks |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Werfafsluitingen |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Blokken |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Transportbok werfafsluitingen |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Klemmen werfafsluitingen |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Wieltjes werfafsluitingen |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Opzetstuk ‘nooduitgang’ |
volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Vuurkorven |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Verkiezingsmateriaal: - stembus - stemhokje |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Tentoonstellingspaneel |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| Mobiele petanquebaan |
Volgens herstelofferte/aankoopprijs |
per stuk |
| E1-verkeersbord (bestaande uit E1-bord, een onderbord, een voet en een staander |
175,00 euro |
per stuk |
| Overige signalisatie |
175,00 euro |
per stuk |
ARTIKEL 11
De tarieven, vermeld in artikel 6, 7 en 10, worden jaarlijks aangepast aan de gezondheidsindex (basis 2013). Ze worden op 1 januari van ieder jaar aangepast aan de index van de maand december van het voorgaande jaar volgens de formule:
R x I/i
waarbij
R = tarief zoals goedgekeurd in dit reglement
I = index van de maand december van het voorgaande jaar
i = index van de maand december 2025 (basis 2013)
De eerste herziening zal gebeuren op 1 januari 2027.
Het college van Burgemeester en Schepenen wordt belast met de uitvoering van deze beslissing.
De aldus bekomen bedragen worden afgerond naar een veelvoud van 10 cent:
ARTIKEL 12
Onderhavig reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2026 en wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286, 287 van het Decreet Lokaal Bestuur.
ARTIKEL 13
Afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de toezichthoudende overheid overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.